Wie Remote-Workshops richtig toll werden – Bericht zu Remote-Moderationserfahrungen

Überrascht, wie gut es funktionierte

Patrick Walter, IT Project Manager Retail beim Migros-Genossenschafts-Bund, hat viel Erfahrung im Moderieren von Workshops – und war überzeugt davon, dass Remote-Workshops weniger gut funktionieren würden als reale. Seine ersten Moderationserfahrungen im virtuellen Raum und die daraus gewonnenen Erkenntnisse schildert er im Gespräch.

Lisa Inauen: Für deinen ersten Remote-Workshop hast du dich von Thomas Haas beraten lassen. Sein hilfreichster Tipp?

Patrick Walter: Da ich in Sachen Moderation und Planung von Workshops bereits viel Erfahrung hatte, lag für mich der Fokus besonders auf der Umstellung auf digitale Tools. Thomas’ Tool-Empfehlungen waren sehr nützlich, ich führte meine ersten Workshops mit Microsoft Teams, Miro, RetroTool sowie der AWW-App durch.

Weshalb nutzt du so viele verschiedene Tools?

Ich benutze die Tools für verschiedene Zwecke, da sie ganz unterschiedliche Funktionen haben. Für loses Sammeln von Inputs zu Themen am Workshop eignete sich RetroTool gut, da dort wie auf einer physischen Post-It-Wand Ideen gesammelt und danach exportiert werden können. Zudem nutze ich das Tool auch für Check-In und Check-Out, da sich Inputs der Teilnehmerinnen und Teilnehmer einfach und übersichtlich sammeln lassen. Für komplexere Konzept- oder Prozesserarbeitung wie z.B. Story-Mapping in Gruppen verwende ich Miro, da dort mehr Platz vorhanden ist und Funktionen wie Zoomen oder Zeichnen möglich sind. Auch Microsoft Teams bietet einige gute Optionen, so sind beispielsweise Umfragen direkt im Chat möglich.

Die AWW-App überzeugte mich nicht, da ich nach den ersten digitalen Workshops bemerkte, dass die Bedienung nicht sehr intuitiv ist und so viel Zeit verloren geht. Ich nutze das Tool deshalb momentan nicht mehr.

Wie hilfst du den Teilnehmerinnen und Teilnehmern, trotz diesen verschiedenen Tools während des Workshops den Überblick zu behalten?

Ich kreiere jeweils eine Agendaseite, auf der genau vermerkt ist, welches Thema zu welcher Zeit in welchem Tool bearbeitet wird. Dazu gibt es jeweils Links zu den entsprechenden Chatrooms, Präsentationen oder Tools – so finden die Teilnehmerinnen und Teilnehmer schnell an den richtigen Ort, was besonders für jene Leute hilfreich ist, die den Umgang mit den Programmen noch nicht gewöhnt sind.

Dein letzter Workshop fand mit rund 30 Personen statt. Wie strukturiert man Workshops mit vielen Teilnehmern sinnvoll?

Ganz ähnlich wie bei physischen Workshops. Die Präsentation von Projekten oder theoretischen Inhalten funktioniert auch mit einer grösseren Gruppe. Damit der Sprecher nicht ständig unterbrochen wird ist es sinnvoll, Rückfragen in einem Chat zu sammeln und zu beantworten. Dieser Chat kann auch von einem Co-Moderator betreut werden.

Für die Erarbeitung von Konzepten eignen sich sogenannte Breakouts, bei denen die Gruppe unterteilt wird. Danach fasst ein Vertreter der Gruppe die Gruppendiskussion für alle zusammen. Ein weiterer wichtiger Punkt bei Diskussionen im Plenum ist die Strukturierung durch den Moderator: Erst wird der Inhalt vorgestellt, Verständnisfragen werden geklärt, danach werden Einwände erhoben. So erfolgen Diskussionen möglichst zielgerichtet.

Welche Unterschiede zwischen analogen und virtuellen Workshops gibt es als Moderator zu beachten?

Es gibt eigentlich wenig Unterschiede bezüglich der Moderation, auch der Vorbereitungsaufwand ist ähnlich gross. Die Verhaltensregeln, die ich vor dem Workshop jeweils kommuniziere, sind ebenso ähnlich, nur müssen sie natürlich auf den digitalen Raum angepasst werden: Wenn im physischen Workshop ruhiges Zuhören gefordert wird, erwartet man im virtuellen Raum, dass die Mikros ausgeschaltet sind, sofern keine Wortmeldung erfolgt. Dasselbe gilt für Pünktlichkeit, Verständlichkeit, Kürze, Identifikation sowie den Aufbau von Diskussionen. Diese Regeln sind eigentlich intuitiv, trotzdem müssen Teilnehmerinnen und Teilnehmer darauf aufmerksam gemacht werden.

Ich bin der Meinung, dass Remote-Workshops in Teams, die sich schon kennen, sehr gut funktionieren können, wenn der Moderator Erfahrung hat. Ewas schwieriger ist es, wenn sich die Einzelpersonen noch nicht kennen, besonders wenn Blickkontakt und Körpersprache fehlen. In kleineren Gruppen von drei bis vier Personen kann hier das Video Abhilfe schaffen, bei grösseren Gruppen ist es wichtig, dass man sich Zeit für Check-In und Check-Out nimmt um Erwartungen, Bedürfnisse und Feedback jedes einzelnen zu sammeln.

Was geht erfahrungsgemäss im digitalen Raum vergessen?

An dieser Stelle drei Dinge, die ich aus meinen bisherigen Workshops gelernt habe:

1. Neben Mittagspausen sollten auch kürzere Pausen von Anfang an bei der Tagesplanung berücksichtigt werden.
2. Vor leeren Stühlen würde man im physischen Workshop auch nicht zu reden beginnen. Durch das Einblenden der Teilnehmerliste sieht man, wer präsent ist und muss nicht unnötig nachfragen.
3. Inhalte können mit visueller Hilfe besser vermittelt werden als bloss mit Worten. Mit den Tools ist dies gut möglich!

Vielen Dank für das Gespräch und viel Erfolg bei deinen weiteren Workshops!

Tool-Empfehlungen von Patrick Walter, IT Project Manager Retail, Migros-Genossenschafts-Bund:

https://retrotool.io

https://products.office.com/en-us/microsoft-teams/group-chat-software

https://miro.com

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