Erfahrungsbericht – Mein erstes Remote-Training als Moderator Herausforderungen

Herausforderungen

Besondere Zeiten erfordern besondere Lösungsansätze. Ich habe mich deshalb entschieden, das Training zum agile.agreement als Remote-Training durchzuführen. Das agile.agreement ist ein Framework, mit dem man agile Projekte richtig beschaffen und vertraglich abbilden kann (vgl. https://www.agileagreement.com).

Meine Herausforderung bestand darin, das sonst sehr interaktive Training, welches aus Gruppenarbeiten und aktiven Präsentationen mit Post-Its, Flip-Charts & Withebords besteht, in die Remote-Welt zu transportieren.

• Wie sollte dies möglich sein und wie würde es mir gelingen, die Teilnehmenden dabei aktiv einzubinden?

• Wie schaffe ich es, dass es kein langweiliger Remote-Vortrag wird?

In diesem Artikel präsentiere ich meine gewonnen Erkenntnisse über dieses Training auf remote.

Lösungsvorschläge

Vorbereitung

• Für die Videokonferenz verwendete ich Zoom welches auch über ein MS Outlook Plug-In verfügt. Als Moderator erstellte ich im Outlook eine Zoom-Einladung und verschickte diese mit den Koordinaten zum Zoom-Meeting an die Teilnehmenden. Ich empfehle, mit den Teilnehmenden einige Tage vor dem Training einen Testlauf durchzuführen.

• Am Tag der Schulung startete ich die Videokonferenz bereits 30 Minuten vor Beginn des Trainings. Es ist sehr empfehlenswert, genug Zeit einzuplanen, damit sich jeder in Ruhe einrichten und seine Mikrofon-/Kopfhörerverbindung nochmals testen kann.

• Als Moderator trat ich mit meinem Notebook und meinem Smartphone dem Meeting bei. Mit dem Smartphone war ich frei beweglich und konnte so zeigen, wie ich zum Beispiel eine Skizze auf einem Blatt Papier erstellte, Post-its beschreibe und an die Wand hänge.

• An der Wand hinter meinem Schreibtisch hatte ich das agile.agreement Canvas (das Big Picture des Frameworks) mit Klebeband angebracht. Im Verlaufe der Schulung konnte ich durch das Anbringen von Post-its mit dem Canvas arbeiten. Dieses war für die Teilnehmenden sowohl über die Kamera des Notebooks als auch über das Smartphone ersichtlich.

• Für die Schulung habe ich mir einen Zeitplan mit festen Timeboxen erstellt. Um diesen Plan einhalten zu können, organisierte ich mir einen Timetimer. Damit ich und auch die Teilnemenden den Timetimer immer im Blick hatten, übertrug ich mittels meinem Smartphone den Timetimer als “Teilnehmer” ins Zoom-Meeting.

• Trainingskodex: Um eine konstruktive und respektvolle Kommunikation sicherzustellen, definierten wir zu Beginn ein paar Regeln, die auf ein Remote-Meeting andaptiert werden müssen (vgl. Wie führen wir Remote-Meetings durch?https://remotekit.atlassian.net/wiki/spaces/REMOTEKIT/pages/1250668).

Training

• Während dem Training teilte ich die Power-Point-Folien auf Zoom. Ich kommentierte die Folien wie gewöhnlich, blickte hierzu jedoch in die Kamera des Notebooks.

• Neben den Folien waren interaktive Gruppenarbeiten Teil des Trainings. Die für die Gruppenarbeiten relevanten Unterlagen sendete ich jeweils ad-hoc per E-Mail an die Teilnehmenden (Tipp: bereite diese E-Mails schon im Voraus vor), um den Fokus zu gewähren.

• Damit die Gruppen in den Gruppenarbeiten interaktiv an einem Ergebnis arbeiten konnten, brauchte es ein gemeinsames Whiteboard. Zoom bietet glücklicherweise ein solches Whiteboard, auf dem alle Teilnehmenden pro Gruppenraum zusammen arbeiten können. Damit konnten während der gemeinsamen Diskussion Notizen gemacht, einander Dinge aufgezeichnet und die Ergebnisse präsentiert werden.

• Gruppenraum: Zoom kennt soganannte Breakout-Rooms, die es ermöglichen, Gruppenarbeiten ungestört durzuführen und autonome Whiteboards zu verwenden.

• Um genügend Interaktivität in das Remote-Training zu bringen, erklärte ich etwas zum Canvas auf der Wand oder präsentiere etwas im Stehen. Damit mich die Teilnehmenden trotzdem gut verstehen konnten, verwendete ich ein Bluetooth Mikrofon, wenn ich mich im Raum bewegte. Alternativ würde auch das Smartphone funktionieren.

• In der Hälfte des Trainings fürhrten wir eine Erkenntnisrunde durch. Jeder präsentierte seine bisherigen Erkenntnisse anhand des Canvas. Ich notierte die wichtigsten Punkte auf Post-its und fixierte diese auf dem Canvas an der Wand. In einer kurzen Diskussion beantwortete ich die Fragen der Teilnehmenden. Dabei verwendete ich das Smartphone als Kamera, damit die Teilnehmenden mitverfolgen konnten, was ich aufs Post-it notierte und wo ich es am grossen Canvas an der Wand aufhängte. So waren sie immer Teil des Geschehens.

Was habe ich bei diesem Training gelernt?

• Mir hat es grossen Spass gemacht, dieses Training durchzuführen. Die Teilnehmende waren für diese Remote-Variante sehr offen. Es muss einem jedoch bewusst sein, dass die Verbindung zu den Menschen, wie zum Beispiel der Augenkontakt mit den Teilnehmenden oder die Reaktionen auf das Erzählte nicht mit einem Vorort-Training zu vergleichen ist.

• Bei einem nächsten Training würde ich versuchen, Wirelesskopfhörer und Mikrofon zu verwenden, statt eines Gerätes, welches ich in der Hand halten muss.

• Um zu sehen wie die Präsentation wirkt, werde ich beim nächsten Mal mit einem dritten Gerät dem Meeting beitreten. Das Gerät zeigt mir dann quasi als “Monitor” was die Teilnehmende jeweils sehen. Dies verhindert umständliche Fragen wie bspw. “Könnt ihr meinen freigegebenen Bildschirm jetzt sehen?”.

• Weiter wäre ein Stativ für das Smartphone sinnvoll, damit ich während dem Skizzieren nicht noch das Smartphone halten muss und damit beide Hände frei habe. Bei Möglichkeit wäre auch ein Smartboard sehr praktisch.

• Das Smartboard-Tool in Zoom hat gewisse Limiten. So kann z.B. nur eine Person die Notizen verschieben und keiner kann sie nachträglich bearbeiten. Daher würde ich ein anderes Tool verwenden, wie zum Beispiel miro.com oder awwapp.com empfehlen, in denen mehr Interaktion stattfinden kann.

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