Wie gestalte ich eine Agenda bei einem Remote-Meeting?

Herausforderungen

• Die Meeting- oder Workshop-Teilnehmer verlieren den Fokus?

• Die Teilnehmer wissen nicht, bei welchem Agenda-Punkt wir stehen?

• Die Agenda ist nicht sichtbar?

Lösungsvorschläge

Wir haben sehr gute Erfahrungen gemacht mit der Digitalisierung der Agenda in einem Kanban-Board. Im Kanban-Board gibt es die fünf Spalten “To Do”, “In Progress”, “Done”, “Obsolet”, “Regeln”:

• To Do > Agendapunkte, welche noch zu bearbeiten sind befinden sich in dieser Spalte.

• In Progress > Agendapunkt, welcher aktuell in Bearbeitung steht.

• Done > Agendapunkte in dieser Spalte wurden bereits fertig bearbeitet.

• Obsolet > Agendapunkte, welche nicht mehr bearbeitet werden müssen.

• Regeln > die Meetingregeln werden transparent und sichtbar festgehalten.

Beispiel für ein Agenda Kanban-Board in Trello:

Über folgenden Link kann auf das Trello-Board zugegriffen werden:

https://trello.com/b/z9pg8Kuc/remotekit-agenda

Das Board kann auch direkt kopiert werden (Account notwendig) – viel Spass und Erfolg damit.

Folgende Good Practices haben sich bewährt:

• Regeln zu Beginn besprechen und direkt anpassen > in eigener Spalte sichtbar machen.

• Timebox sichtbar machen (siehe oben z.B.: Begrüssung & Regeln – 2′ (steht für 2 Minuten)).

Folgende Tools können für eine Agenda genutzt werden:

• Trello (Free)

• Jira (Lizenz notwendig)

• Excel (Lizenz notwendig)

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