Wie führen wir Remote-Meetings durch?

Herausforderungen

Meetings können nicht mehr vor Ort durchgeführt werden, was nun

• Welche (neuen) Regeln sind notwendig?

• Wie bereite ich mich auf ein Remote-Meeting vor?

• Wie schaffe ich Nähe und Vertrauen in Remote-Meetings

Lösungsvorschläge

Remote-Meeting vorbereiten

• Ich schaffe mir ein ruhiges Umfeld
  
  • ruhiges, idealerweise separates Zimmer
  • vermeiden von Hintergrundlärm, z.B. ausschalten von Musik
  • Mobiltelefon auf lautlos gestellt
• Ich mache mich mit der Technik des Remote-Meeting-Tools vertraut.
• Ich achte auf Pünktlichkeit, diese ist remote noch wichtiger.
• Wenn Dokumente zu teilen sind, dann teile ich sie, bevor das Remote-Meeting beginnt.

Klare Rollen benennen

Moderator benennen

Eine Person muss die Rolle des Moderators übernehmen und das Meeting führen. Die Aufgaben des Moderators sind:

• Klären, ob alle Teilnehmer anwesend sind

• Eröffnen des Remote-Meetings

• Klären / wiederholen des Remote-Meeting Ziels und der Agenda

• Darauf achten, dass nicht relevante Gesprächsverläufe separat behandelt werden (Fokussierung auf Thema)

• Bewusst dafür sorgen, dass alle zu Wort kommen

Protokollator bennen

• Eine Person benennen, die das Protokoll führt.

• Direkt im Anschluss an das Meeting teilt diese Person das Protokoll.

Regeln explizit machen

Good Practice Regeln für Remote-Meetings sind:

• Wer zu sprechen beginnt, nennt zuerst seinen Namen (das ist bei Video-Meetings weniger wichtig als bei Audio-Meetings)

• Personen mit Namen ansprechen.

• Nur eine Person spricht. Diejenigen, die nicht sprechen, schalten das Mikrofon auf stumm.

• Feedback Regeln einhalten.

• Bei Video-Meetings können Meeting-Cards zur Kommunikation verwendet werden.

Nähe schaffen

• Zu Beginn des Meetings eine Icebreaker Übung machen. Dies ist wertvoll, da informelle Gespräche und Smalltalk nicht geführt werden können.

• Wenn möglich eine Video-Konferenzen durchführen, damit Meetingteilnehmende einander sehen und nicht nur hören können.

Timeboxing

• Strikte Timeboxen definieren und einhalten

Ziele definieren & alignieren

• Ziele zu Beginn des Meetings explizit machen

• Am Ende des Meetings die Zielerreichung überprüfen und ein gemeinsames Fazit ziehen.

Verbindlichkeit schaffen

• Da kurze Rückfragen einer höheren Hürde obliegen, ist es wichtig:
  
  
  • konkret zu verbleiben
  • Massnahmen zu definieren
  • Aufgaben und nächste Absprachen konkret zu terminieren
  • Verantwortlichkeit zu definieren

Meetingbooster

Wie mache ich ein Remote-Meeting effizienter?

• Meetinglänge verkürzen (lieber zwei Meetings als ein langes).
• Teilnehmende reduzieren.
• Fokusarbeitszeit definieren – plane alle Meetings in eine Hälfte des Tages – entweder am Vormittag oder am Nachmittag.

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